Onde guardar as senhas dos seus clientes com segurança

Na pressa, a senha vira linha de planilha, nota no celular ou mensagem fixada no chat da equipe. Todos esses lugares guardam a senha em texto aberto.

• planilhas e documentos compartilhados ficam abertos a quem tiver acesso, e ninguém sabe quem copiou;
• notas e conversas viram cópias em backups e em vários aparelhos;
• cliente, login e senha ficam lado a lado, o que aumenta o estrago se o arquivo vazar;
• o código de dois passos mora em outro lugar, e não há jeito simples de apagar tudo quando o contrato termina.

Nada disso exige um ataque sofisticado. Basta o acesso a um arquivo ou a uma conta de e-mail.

• Proteção no aparelho: o item é cifrado antes de sair e o provedor não tem a chave. É o modelo zero-knowledge.
• Tipos de item adequados: login com endereços e código de dois passos, nota segura, cartão e identidade.
• Organização: pastas, favoritos e busca para achar a credencial do cliente certo.
• Apagar de verdade: quando o cliente sai, o item some, sem lixeira.
• Plano B para a senha: uma chave de recuperação, porque num cofre desse tipo ninguém abre por você.

O cofre permanente existe em todos os planos, com gerador de senhas fortes e sem limite de itens por plano. Um jeito simples de organizar:

1. Crie o cofre e guarde a chave de recuperação em lugar seguro. Ela tem 32 caracteres e aparece uma única vez.
2. Se você já guarda senhas em outro lugar, importe o JSON do Bitwarden ou um CSV do Chrome ou do LastPass. Os itens são cifrados antes de ir ao servidor.
3. Crie uma pasta por cliente e registre cada acesso como login, com usuário, senha e endereços.
4. Se o sistema do cliente usa verificação em dois passos, guarde a chave dela no login. O item passa a mostrar o código de 6 dígitos, que muda a cada 30 segundos.
5. Para criar uma senha nova, use o gerador de senhas fortes: escolha o tamanho e os tipos de caractere e confira o medidor de força.
6. Ao copiar uma senha, a área de transferência é limpa sozinha em 30 segundos.

Se o cliente ainda vai lhe entregar a credencial, use o Fluxo de Entrada: ele envia pelo link, sem criar conta. Esse dado é dele. Se ele permitir ("Permitir guardar no cofre", desligado por padrão), você o guarda em "Cedidos", só para leitura, como referência ao dado dele. Se ele cancelar a permissão, o item some do seu cofre. O passo a passo está em como receber senhas de clientes.

Nos planos Professional e Corporate, use a aba "Organização" do cofre: ele é da equipe e se organiza em pastas. O que você cria ali já é visível para a equipe toda, e você pode bloquear pessoas, escolher só algumas e definir quem só lê e quem também edita. O titular da conta sempre tem acesso a tudo. Para alguém de fora da equipe existe a transferência entre usuários Vaukt: você envia um item a quem tem cadastro e escolhe a validade e se a pessoa pode guardá-lo. Sem permissão, ela só vê o item durante a validade. Com permissão, o item aparece no cofre dela, em "Cedidos", só para leitura. O item continua sendo seu, e você pode retirá-lo quando quiser.

• Guarde a chave de recuperação. Sem a senha e sem ela, ninguém abre o cofre, nem o Vaukt.
• Combine a troca da senha ao fim do serviço, quando o cliente permitir.
• Peça só o necessário e mantenha cada cliente numa pasta separada.
• Arquivos não entram no cofre. Contratos e documentos seguem pelo Fluxo de Saída ou pelo envio avulso, direto de um aparelho ao outro, sem ficar guardados.